Ein gutes Firmenjubiläum braucht fünf Dinge:
Selten scheitert eine Jubiläumsfeier an einer großen Katastrophe – meist an zehn Kleinigkeiten gleichzeitig: Niemand ist für den Empfang zuständig, das Buffet öffnet zu spät, die Bar ist unterbesetzt, die Reden dauern doppelt so lange und am Ende räumen Mitarbeiter auf ihrer eigenen Feier Gläser weg. Die IHK rät deshalb: früh planen, Verantwortlichkeiten festlegen, den Ablauf genau festhalten.[1][2]
Tipp Alles, was am Veranstaltungstag zwingend funktionieren muss, übernimmt jemand, der weiß, was er tut.
Personal für Empfang, Service, Bar oder Garderobe: Personal für Firmenjubiläum in Berlin
Der Klassiker
„Wir feiern nächstes Jahr 25 Jahre. Kannst du dich mal darum kümmern?“
Klingt nach Location, Catering, DJ. Dann sind es plötzlich 250 Gäste, vier Dienstleister, drei Reden, Technik, Garderobe und Allergien.
Ein Firmenjubiläum ist kein normaler Arbeitstag mit Sekt. Es ist eine Veranstaltung.
Bevor ihr Band oder Fotobox bucht: Warum feiert ihr? Die IHK empfiehlt, dem Jubiläum zuerst eine Leitidee als roten Faden zu geben.[1]
Versucht nicht, alles gleichzeitig zu machen.
Eine lockere Mitarbeiterparty braucht ein anderes Konzept als ein Abend mit Kunden, Presse und Politik.
Für große Jubiläen nennt die IHK Halle-Dessau ein gutes Jahr Vorlauf, die IHK Reutlingen mindestens ein Jahr.[1][2] Gute Locations und Dienstleister werden nicht verfügbarer, nur weil man später fragt.
Lieber zwei oder drei Dinge richtig als zehn Programmpunkte, damit irgendwo „Entertainment“ im Ablaufplan steht. Fünf der Anbieter-Tipps kommen aus dem BERLINeventnetwork, dem Netzwerk mit über 330 Unternehmen der Berliner Eventbranche.[10]
Erinnerung
Simpel, funktioniert aber: Später am Abend stehen auch die davor, die Fotos angeblich „nicht so ihr Ding“ finden.
MILEStone Photo Booths: Fotoboxen für Business-Events, Hochzeiten und Privatfeiern, mit Buchung und Betreuung in Berlin und Brandenburg.[4]
Stimmung
Nach Dinner und Reden muss irgendwann Energie in den Raum.
Birddogs: seit über 20 Jahren Livemusik auf Events, Festivals und Hochzeiten, auf Wunsch mit DJ oder Saxophon.[5]
Erlebnis
Ja, Carrera. Gerade bei Mitarbeiterfeiern spannender als der zwölfte Stehtisch mit Firmenlogo.
MobileSpeedCircus: über 20 Meter digitale Strecke, bis zu sechs Fahrer gleichzeitig, mit Rennleitung und Moderation.[6]
Organisation
Location, Technik, Mobiliar, Einladungen: Wer das alles nebenbei zum Tagesgeschäft koordiniert, sieht von der eigenen Feier nur den Ablaufplan.
BERLIN EVENT: Eventbedarf und Management seit 2004, von Mobiliar und Technik über Location-Scouting bis Einladungsmanagement.[7]
Bilder
Das Jubiläum passiert einmal. Das iPhone-Gruppenfoto will drei Jahre später niemand auf der Website.
Eventfotografen Berlin: seit 2007 auf Events, Messen und Konferenzen.[8]
Gastronomie
Ausgabe, Mengen, Ernährungsformen und Timing müssen zum Programm passen. Buffet hinstellen reicht nicht.
Jasma Food: libanesisch-mediterranes Catering aus Potsdam mit viel Vegetarischem und Veganem, für private Feiern und Firmenevents.[9]
10Jahre
Jung und locker.
20 · 25Jahre
Die Geschichte darf vorkommen.
30 · 40Jahre
Ehemalige werden interessant.
50+Jahre
Ein echter Meilenstein.
Der Rückblick sollte Teil des Abends sein. Nicht der ganze Abend.
Geschichte also lieber als Fotos, alte Produkte, kurze Interviews, Film oder Timeline – nicht als 45-Minuten-Vortrag ab Gründung. Kleiner Tipp: Zu runden Jubiläen wie 25, 50 oder 75 Jahren stellt etwa die IHK Reutlingen kostenlos eine Urkunde aus.[3]
Plant Reden kürzer, als die Redner sie selbst einschätzen.
Auch die IHK rät, Redezeit und Inhalt vorher abzustimmen und jeden Programmpunkt zeitlich festzulegen.[1][2] Niemand hat nach einem Jubiläum je gesagt:
„Schade, dass die dritte Geschäftsführungsrede nicht noch 20 Minuten länger war.“
Das hängt von Gästezahl, Format, Catering und Location ab – eine pauschale Zahl wäre unseriös. Diese Positionen braucht fast jede Jubiläumsfeier:
| Position | Warum |
|---|---|
| Empfang | Begrüßung, Gästeliste, Namensschilder, Akkreditierung |
| Garderobe | Im Winter bei 250 Gästen eine eigene Abteilung – kein „machen wir nebenbei“ |
| Service | Getränke, Buffet oder Menü, Abräumen |
| Bar | 200 Gäste nach dem Dinner und zwei Barkeeper: keine brillante Idee |
| Runner | Nachschub, damit niemand seinen Bereich verlassen muss |
| Auf- und Abbau | Mobiliar, Branding, Logistik |
| Teamleitung | Eine Person, die vor Ort verantwortlich ist. Nicht fünf. |
Lasst eure eigenen Mitarbeiter auf ihrer Firmenfeier Gäste sein.
Der Vertriebsleiter kann theoretisch die Garderobe übernehmen. Nur nicht gleichzeitig mitfeiern.
Steht das, seid ihr schon ziemlich weit:
Konzept
Location
Gäste
Programm
Gastronomie
Organisation
Alle helfen irgendwie. Also ist niemand zuständig.
200 Gäste kommen nicht gleichmäßig zwischen 17 und 18 Uhr. Sie kommen um 17:47 Uhr.
Irgendwann will der Gast einfach essen.
Dinner vorbei, 200 Menschen stehen auf. Überraschung.
„Der DJ weiß Bescheid“ ist kein Ablaufplan. Und wenn Catering, Band und Service nichts voneinander wissen, wartet jeder auf jeden.
Menschen werden krank, Technik fällt aus. Die Frage ist nur, ob ihr vorher daran gedacht habt.
Nicht automatisch.
30 Mitarbeiter, eigenes Büro, Essen und Musik
schafft ihr selbst
300 Gäste, externe Location, Bühne, Technik und mehrere Dienstleister
Eventplanung lohnt sich
Die IHK empfiehlt, bewusst zu entscheiden, was intern läuft und wo externe Profis sinnvoll sind.[1]
„Unser Azubi ist sehr organisiert“ ist noch keine Eventagentur.
Dafür gibt es Menschen, die das jeden Tag machen.
Hier waren wir unter anderem schon im Einsatz:
Was diese und weitere Kunden über uns sagen →
Jeder sollte auf einem Event den Job machen, den er wirklich kann. Das gilt für uns genauso wie für euch.
Erst Ziel, Gästezahl und Budget festlegen, dann Location, Catering, Programm, Technik und Personal buchen – und alles in einem Ablaufplan mit klaren Verantwortlichkeiten festhalten.
Zum Beispiel Liveband, Fotobox, Eventfotograf, eine Ausstellung oder ein Film zur Firmengeschichte, Mitarbeiter-Ehrungen und Networking-Formate. Besser zwei, drei gute Programmpunkte als zehn halbherzige.
Kleine interne Feiern gehen kurzfristig, Feiern mit externer Location brauchen mehrere Monate. Für große Jubiläen nennen die IHKs ein Jahr und mehr.
Zum 25-jährigen passt eine Mischung aus kurzem Rückblick, Ehrungen und Party. Beim 50-jährigen darf die Geschichte mehr Raum bekommen – mit Chronik, Film, Ehemaligen und Festakt. Gefeiert wird danach trotzdem.
Das hängt von Gästezahl, Format und Catering ab. Fast immer gebraucht werden Empfang, Garderobe, Service und Bar, bei größeren Teams zusätzlich eine Teamleitung.
Ein Firmenjubiläum muss nicht spektakulär sein. Es muss funktionieren.
Spart nicht an den Stellen, an denen eure Gäste merken, dass gespart wurde.
Eine gute Jubiläumsfeier wird zur schönen Erinnerung. Eine schlechte leider auch.
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